Odabir knjigovodstvene agencije je važna odluka za poslovanje, jer kvalitetno vođenje poslovnih knjiga može uveliko uticati na uspeh firme.

Iz iskustva, uvideli smo da se kriterijumi odabira adekvatne knjigovodstvene agencije razlikuju od toga da li preduzetnik ili DOO firma vrše prvi odabir agencije za knjigovodstvo ili su već imali (negativnih uglavnom) iskustva i u procesu su promene partnera za knjigovodstvo.

Kako bismo pomogli svim budućim i sadašnjim preduzetnicima (bez obzira da li imaju preduzetnika knjigaša ili DOO firmu) napravili smo tabelu kojom se prikazuju razlike kriterijuma prvog i drugog odabira, a kao bonus navešćemo i nekoliko koraka i saveta koji mogu pomoći u odabiru prave agencije za računovodstvo/knjigovodstvo:

Istraži tržište knjigovodstvenih agencija

Kako biste našli najbolju knjigovodstvenu agenciju za vaši biznis, prvo počnite sa Google pretragom knjigovodstvenih agencija u tvojoj oblasti – npr. možete Google-ati “knjigovodstvena agencija za IT” i pogledajte prvih nekoliko rezultata pretrage (savetujemo ne više od 5 jer neće imati efekta).

Nakon toga pregledaj web stranice svih agencija za knjigovodstvo do kojih ste došli pretragom, pročitaj recenzije i zatraži preporuke od prijatelja, kolega ili drugih preduzetnika ukoliko imate šanse.

Proveri iskustvo i stručnost agencije za knjigovodstvo koja vam je u užem izboru

Generalno, knjigovodstvena pravila su ista za sve oblike firmi, ali kada je neka specifična situacija onda je od izuzetne važnosti da sama agencija za knjigovodstvo ima iskustvo u radu s preduzećima slično vašem.

Iz tog razloga je jako pametno proveriti koliko dugo agencija posluju, ali i s kojim industrijama imaju najviše iskustva kao i to da li imaju specifična znanja koja su relevantna za tvoje poslovanje.

Sertifikati i licenciranje

Od 2023. godine i u Srbiji važi kao i u mnogim drugim zemljama da se uslugama knjigovodstva mogu baviti samo firme sertifikovane kao akreditovani pružaoci knjigovodstvenih usluga.

Zato, uverite se da je agencija registrovana u agenciji za privredne registrei da poseduju potrebne sertifikate.

Proverite koje nivoi knjigovodstvenih usluga su u ponudi

Neretko firme koje tek počinju sa radom ne znaju tačno ni šta da očekuju od partnera za knjigovodstvo, ali iskusniji preduzetnici znaju da pored “osnovne knjigovodstvene usluge” koja obuhvata knjiženje poslovnih promena, neke agencije nude i napredne knjigovodstvene usluge u vidu poreskog savetovanja ili finansijskog konsaltinga.

Zato, proverite koje sve usluge agencija nudi kako biste znali da li će vam u saradnji biti “dovoljno udobno”.

Tehnološka pismenost

Savremene knjigovodstvene agencije koriste softvere i digitalne alate koji mogu olakšati komunikaciju i razmenu podataka kao što su Slack za komunikaciju, Trello za vođenje zadataka ili recimo Dropbox i Google Drive za razmenu dokumeanta.

Ukoliko je i vasa kompanija savremena i prati proces digitalizacije, proveri da li agencija koju razmatrate koristi kompatabilne tehnologije i da li ima razvijene procese koji to mogu pratiti.

Način komunikacije i podrška u odlučivanju

Iako na prvi pogled mnogima ne deluje kao značajan faktor (jer se podrazumeva), iz našeg iskustva velika većina kompanija promeni agenciju za knjigovodstvo upravo iz tog razloga – neadekvatne komunikacije i izostanka razumevanja biznisa.

Kako agencija komunicira s klijentima? Da li brzo odgovaraju na upite? Pružaju li podršku u kriznim situacijama? Kako pristupaju rešavanju problema?

Samo su neka od pitanja koja možete postaviti na razgovoru sa potencijalnim partnerima.

Lokacija knjigovodstvene agencije

Iako je mnoge usluge moguće obavljati online, lokacija može biti važna ako je potrebno da se lično sastaješ s knjigovođom ili donosiš dokumentaciju. Danas, lokacija je sve manje bitna usled značajnog porasta popularnosti platformi kao što su Zoom, Google Meet ili Teams, te je ovaj kriterijum postao jedan od manje važnih savremenim firmama koje traže takva agencije za knjigovodstvo.

Transparentnost u cenama osnovnih i dodanih usluga

Na kraju, zatražite ponudu i uporedi cene. Uveri se da su troškovi jasni i transparentni, bez skrivenih naknada. Pitajte o modelima naplate (mesečna naknada, po satu, po usluzi) i precizirajte model naplate dodatnih usluga koje smatrate da će vam biti potrebne u budućnosti.

Odabir knjigovodstvene agencije uvek počinje sastankom

Prvi korak koji preporučujemo, a i sami implementiramo je uvek – otvoreni razgovor na sastanku.

Dogovorite inicijalni online ili uživo sastanak s potencijalnim agencijama i prođite kroz navedene kriterijume.

Postavite pitanja, procenite da li su profesionalni i kako se uklapaju s vašim potrebama i poslovnim ciljevima.

Pažljiv odabir knjigovodstvene agencije može doprineti stabilnosti i uspehu tvog poslovanja, stoga ne žurite da napravite izbor koji najbolje odgovara vašim dugoročnim potrebama.