Virtuelna kancelarija predstavlja sve češći koncept poslovanja gde na jednom (virtuelnom) mestu dobijate uslugu standardne kancelarije, bez da imate obavezu odnosa sa zakupodavcem.

Poslednjih godina je vrlo popularna i u Srbiji, a zanimljivo je da u svetu postoji već 25 godina. Prva registrovana virtuelna kancelarija pojavila se 1994. godine u Koloradu, dok je u Evropi ovakav vid poslovanja postao stalna praksa nekoliko godina kasnije.

Ako vam ideja virtuelnog poslovanja zvuči dobro, to nije bez razloga. Velika prednost ovakvog načina rada je što se izbegavaju troškovi zakupa fizičkog prostora, zapošljavanja radnika, opremanja poslovnog prostora, režije, ali i svih drugih pratećih troškova kancelarije. Novac koji biste odvojili za zakup i ostale troškove, na ovaj način možete pametno uložiti u razvijanje svog biznisa. A to može biti jedna od najznačajnijih stavki na početku poslovanja.

Virtuelne kancelarije postaju sve popularnije kako u svetu, tako i u Srbiji, gde ih ima u sve većem broju u Beogradu, Novom Sadu i Nišu, kao i u drugim većim gradovima.

Kada pričamo o tome ko su najčešći klijenti koji zakupljuju virtuelne kancelarije, u pitanju su:

1. Start- upi koji rade remote i mala preduzeća

Zbog smanjenje troškova u početnim fazama poslovanja i radi profesionalnog imidža veliki broj start-upa i manjih preduzeća se odlučuje za kupovinu usluge virtuelne kancelarije.

2. Freelancer-i

Da bi imali profesionalnu adresu za primanje pošte i održavanje poslovnih sastanaka kao i adresu na kojoj bi registrovali svoju kompaniju, frilenseri se često odlučuju na ovaj korak.

3. Remote radnici i digitalni nomadi

Radnici koji rade na daljinu i žele stabilnu poslovnu adresu bez potrebe za fizičkim prisustvom su oni kojima je virtuelna kancelarija odličan izbor.

4. Međunarodne kompanije

Veliki broj međunarodnih kompanija koje žele prisustvo na novim tržištima bez otvaranja fizičke kancelarije su veoma česti klijenti virtuelnih kancelarija.

5. Konsultantske firme

Zbog prirode posla, fleksibilnosti i smanjenja operativnih troškova poslovanja konsultanti se neretko odlučuju na zakup virtuelne kancelarije.

6. E-commerce biznisi

Poslednjih godina veliki broj e-commerce biznisa, koji nemaju potrebu za fizičkom prodajom i direktnim odnosom sa klijentom, a žele profesionalnu adresu za registraciju i poslovne potrebe, postaju korisnici virtuelnih kancelarija.

Kada bismo trebali da sumiramo sve, ono što je ključna odlika koju virtuelne kancelarije nude su fleksibilnost, smanjenje troškova, i profesionalni izgled, i to ih čini atraktivnim za širok spektar korisnika, a najčešći korisnici ove usluge su novoosnovane kompanije i međunarodna predstavništva.

Kada pričamo o virtuelnoj kancelariji, jedna od najbitnijih prednosti je upravo ta što će na datoj adresi uvek biti nekog tokom radnog vremena.

Ovo u praksi znači da, ukoliko radite sa različitih lokacija ili često putujete i nemate osoblje koje će biti 100% radnog vremena u kancelariji, a prosto morate primati poštu, nažalost, u fizičkom obliku najsigurnije vam je da adresu pošte makar registrujete na virtuelnoj adresi – nezavisno od toga da li ste adresu kompanije registrovali na istoj ili na nekoj drugoj adresi (adresa firme i adresa virtuelne kancelarije za poštu može biti različita).

Takođe, često je slučaj da ukoliko registrujete firmu na adresu svog stana, vi praktično kada idete negde morate da istaknete obaveštenje da niste tu, da ne radite i slično.

Pored toga, jedna jako bitna stvar, ukoliko niste u mogućnosti da primite poštu od strane Poreske uprave, u roku od 15 dana se smatra da je svako rešenje uručeno – primili ga Vi ili ne, ako ga oni pošalju.

I tu nastaje jedan od glavnih problema zbog kojih se mnoge firme odlučuju na zakup virtuelne kancelarije – Poreska uprava vam može skinuti novac sa računa po osnovu prinudne naplate, a da vi o tome ne znate ništa.

U krajnjem ishodu, može se desiti i da vam Poreska uprava oduzme PIB, a oduzimanje PIB-a znači da se Vi ne odazivate na tu adresu, odnosno ne odazivate se Poreskoj upravi.

Oni što je jako bitno da znate je to da kad vam Poreska uprava oduzme PIB, procedura vraćanja PIB-a jako je problematična, a u međuvremenu vaša firma apsolutno ništa ne može da radi, niti da prihoduje.

Virtuelna kancelarija je baš to što joj naziv kaže – virtuelna. To znači da lokacija ne igra nikakvu ulogu, bilo da poslujete u Beogradu, Novom Sadu ili nekom drugom gradu. Ovakav model omogućuje firmama da imaju svoju registrovanu adresu (sedište firme), a da pritom obavljaju delatnost sa bilo kog drugog mesta.
Na primer, možete lokacijski biti u Leskovcu, a zakupiti virtuelnu kancelariju preko knjigovodstvene agencije u Novom Sadu ili možete sve to isto uraditi i u Beogradu, proces je identičan.

Kao što i sami zaključujete, fleksibilnost je jedna od najvećih prednosti virtuelne kancelarije. Niste uslovljeni radnim vremenom, jer vas ne vezuje za jednu adresu.
Takođe, ukoliko se odlučite da lokacija vaše firme bude registrovana na adresi virtuelne kancelarije, možete biti bez brige, jer su u većini slučajeva registrovane u poslovnim zonama, na atraktivnim i prestižnim lokacijama u gradu. To odaje pozitivan utisak o vašoj firmi, a budućim klijentima uliva poverenje i vrlo je važno za uspeh vašeg biznisa.

Još jedna od prednosti je i ta što je, u našem slučaju, vaša firma je registrovana na istoj adresi gde i vaša knjigovodstvena agencija.
Pored toga što štedite novac, štedite i vreme oko administracije.

Često pitanje potencijalnih korisnika usluge virtuelne kancelarije je baš ovo – Koliko to zaista košta? Na ovo pitanje vam ne možemo dati precizan odgovor, budući da broj usluga virtuelne kancelarije birate vi.

U Srbiji cena paketa osnovnih usluga iznosi manje od 100EUR, a sve to zavisi od dodatnih potreba i vaših zahteva, kao i specifičnosti vašeg poslovanja.

Ukoliko se odlučite za dodatne usluge, kao što su administrativni stručnjaci, e–mail adresa, poštansko sanduče, proveravanje pošte, obavljanje korespodencije, telefonske linije, javljanje na telefon operatera sa znanjem stranih jezika i razne dodatne administrativne usluge u skladu sa svojim potrebama, cena će biti viša.

Važno je ponoviti da zakup poslovnog prostora, trošak plata zaposlenih, režije, kao i ostali prateći troškovi poslovanja mogu dostići cenu i do nekoliko hiljada evra mesečno, tako da je virtuelna kancelarija ušteda već na prvim koracima. Ekonomičnost na prvom mestu je ono što ističu i pružaoci ovakvih usluga.

Virtuelna kancelarija u Srbiji je, kao što smo naveli na početku teksta, veliki trend kod pružaoca ovakvih usluga kod nas poslednjih godina.

Za ovaj vid poslovanja se odlučuju mnogi, a praksa pokazuje da su to najčešće:

• Nove domaće i inostrane firme koje se probijaju na tržište
• IT i consulting kompanije
• Preduzetnici ili pravna lica čije poslovanje se obavlja isključivo preko interneta
• Stratup-ovi koji žele da registruju sedište svoje firme na atraktivnoj lokaciji
• Pravna lica koja imaju mali broj zaposlenih
• Pravna lica koja imaju veliki broj zaposlenih, ali se nalaze na različitim krajevima grada ili žive u različitim gradovima ili državama
• Firme koje imaju samo sedište u Beogradu, a poslove obavljaju u drugom gradu ili državi, mali biznisi…

Kao što vidite i sami, virtuelna kancelarija je izbor za najrazličitije oblike poslovanja. Internet i savremeno doba su nam doneli mogućnosti da veliki broj poslova obavljamo online, gde naši zaposleni ne moraju biti fizički na istom mestu. Stoga se ovo uzima kao idealan poslovni model za kompanije, jer zaposleni mogu obavljati poslove odakle god žele.

Kada tek započinjete posao, otvaranje i uspostavljanje klasične kancelarije, uz neophodne poslove oko registracije, može da potraje dugo. Morate da uložite dodatni napor kao biste upoznali procedure i propise, neophodne za započinjanje posla.

Ako se odlučite za virtuelnu kancelariju, sve to obavljate brže i efikasnije. i najvažnije – štedite vreme i novac, a zadržavate profesionalni imidž uz poštovanje svih zakonskih normi.