Trikovi za bolji fokus i veću produktivnost u IT-u po savetu Nemanje Čedomirovića

Nema potrebe da praviš velike to-do liste koje deluju zastrašujuće, dovoljno je da svakog jutra ili još bolje, veče pre – zapišeš tri do pet stvari koje želiš da završiš. Tri, maksimalno 5. Ni više ni manje. To su tvoji stubovi dana. Sve ostalo je bonus.

Zatim, pokušaj da radiš u blokovima. Umesto da skačeš sa mejla na sastanak pa nazad na Slack, odredi vreme kada radiš samo jednu stvar. Recimo ja radim u blokovoima od po 45 minuta, ti odaberi koliko je tebi dovoljno da radiš fokusirano, pa napraviš kratku pauzu. To ti pomaže da ostaneš u tempu, a da se ne preopteretiš. I naravno – isključi notifikacije u tim trenucima. 

Važno je kako ti izgleda radni prostor i rutine u njemu. Ne mora da bude fensi, ali neka bude uredan. Male rutine, poput paljenja lampe, stavljanja slušalica ili otvaranja omiljene aplikacije za muziku, mogu pomoći da “uđeš” u radni mod i odvojiš posao od ostatka dana – što posebno znači kad radiš od kuće.

Pauze ne treba preskakati. Ali pauza ne znači skrolovanje po mrežama. Prava pauza je kad ustaneš, protegneš se, popiješ vodu, prošetaš minut po stanu. Pauza je tu da se odmoriš od ekrana, a ne da zameniš jedan ekran drugim.

Telefon stavi na tihi režim ili ga odloži, a na računaru zatvori sve što nije vezano za ono na čemu trenutno radiš.

Na kraju dana, odvoji par minuta da vidiš šta si uradio, šta ostaje za sutra i da li nešto možeš da promeniš u svom pristupu. To ne mora biti detaljna analiza, samo kratak osvrt. Taj osećaj zatvaranja dana ti daje jasniji pregled i mirniju glavu.

I ono što je možda najvažnije – nauči da kažeš “ne” ili bar “ne sada”. Nisi dužan/dužna da odmah odgovoriš na sve poruke, niti da se odazoveš svakom “imaš minut?” zahtevu. 

Tvoje vreme i fokus su ograničeni resursi. Čuvaj ih po svaku cenu!

A sada nastavljamo još konkretnije, i još praktičnije, kako biste sve ono iz gornjeg dela teksta još bolje primenili.

Ovo su praktični primeri i saveti kako ja radim, a kako ti možeš primeniti odmah sve ovo ranije o čemu sam pisao. Ja to zovem sastanci sa samim sobom. To su sastanci koji ne smeju da se preskaču i koji određuju da li će moj dan biti uspešan ili ne.

Sastanak #1 – Buđenje ☕️

Ovo je možda i najbitniji momenat kako mi krene dan. Ako nemam ovo jutarnje buđenje na ovaj način, onda dan postane jako brzo haotičan. Uglavnom ovo radim 15 minuta do pola sata pre početka radnog dana. 

Ime sastanka: Buđenje 

Trajanje: 15 minuta, svakog dana

Agenda: 

• Pregled novih pristiglih mejlova, Slack i Teams poruka,
• Pregled WhatsApp, Viber i ostalih poruka na drugim kanalima,
• Pregled beleški od prethodnog dana,
• Pregled nezavršenih zadataka od juče,
• Pregled svih ostalih listi zadataka koje imam za taj dan,
• Izdvajanje do 10 najbitnijih stvari koje želim da ostvarim danas.

Nakon što izdvojim 10 stvari iz svega što sam pregledao, onda dan može da počne.

Sastanak #2 – Prioritet jedan 🚀

Pošto sada već imam listu stvari za taj dan, ako je moguće, zakažem odmah slot od sat vremena čim krene dan, da dok sam najodmorniji radim na najtežoj ili najprioritetnijoj stvari tog dana. Sastanak Buđenje mi je već dao listu od 10 stvari, ovde biram samo jednu i već započinjem rad na njoj, pre nego što krenu sastanci i ostala dnevna ludila. 

Uglavnom ljudi dan započnu teškim ili dosadnim sastankom, ili čitanjem mejlova i poruka, na ovaj način osiguravamo da smo započeli baš onako kako mi želimo. 

Ime sastanka: Prioritet jedan

Trajanje: 1 sat, svakog dana

Agenda:

• Gašenje telefona i svih notifikacija kako ne bi imali distrakcije (moram priznati da se mučim da ugasim telefon, ali ostale notifikacije na računaru gasim),
• Gašenje mejla i Slack/Teams kanala u tih sat vremena,
• Zatvaranje svih nepotrebnih tabova u pretraživaču,
• Opciono: Pustiti neku muziku koja daje još bolju koncentraciju,
• Ultimativni fokus na prioritet broj jedan u trajanju od sat vremena.

Tek nakon ove rutine dan može da krene sa svim svojim lepim, dosadnim, teškim, izazovnim trenucima koje ima. Ovaj fokusirani rad od sat vremena je dovoljan da ako ga ponavljamo svakog dana, završimo neverovatno mnogo stvari.

Sastanak #3 – Potpuno gašenje 🥱

Ovo sam počeo od skoro da praktikujem. Ideju za sastanak pronašao sam kod Cal Newport-a u njegovoj novoj knjizi o produktivnosti. Ideja je da dan završimo sa samim sobom kako bismo sumirali šta smo sve uradili, da se makar malo pripremimo za sutrašnji dan, a ujedno da tu bude mentalni znak da je posao gotov za taj dan. 

Ime sastanka: Potpuno gašenje

Trajanje: 10 minuta, svakog dana

Agenda:

• Ažuriranje to-do liste stvari koje su se desile ili nisu tokom dana, 
• Sređivanje beleški sa sastanaka tog dana, 
• Pisanje komentara na mejlove i zadatake na kojima smo radili kako bi obavestili ceo tim,
• Pregled kalendara za sutrašnji dan da znamo šta nas čeka.

Nakon što završimo sastanak na kraju dana sa samim sobom, gasimo potpuno sve stvari koje su vezane za posao i posvećujemo se porodici i prijateljima. 

Sastanak #4 – Nedeljni ritual 🍷

Nedeljni sastanak sam kratko pomenuo u pomenutom prošlom newsletteru. Na kraju nedelje, ja to obično radim nedeljom veče, sumiram sa samim sobom kako je protekla nedelja i planiram narednu. Ovaj ritual sam pozajmio od autora knjige Building A Second Brain, Tiago Forte. 

Ime sastanka: Nedeljni ritual

Trajanje: 30 minuta, svake nedelje

Agenda:

• Pregled nedelje i ocenjivanje koliko je (ili nije) bila uspešna,
• Pregled naredne nedelje kroz kalendar kako izgleda, 
• Pregled svih završenih to-do listi ove nedelje i brzi pregled šta imam za narednu nedelju,
• Pregled svih mejlova,
• Čišćenje desktop i downloads foldera na računaru, 
• Sređivanje svih beleški, 
• Kreiranje novih taskova na to-do listama po projektima. 

Nakon ova četiri sastanka, siguran sam da će vam i fokus i produktivnost biti veći, a manje ćete se stresirati. Prosto, jer znate sve šta se dešava i tokom dana i tokom nedelje. Imate na ovaj način sistem koji radi za vas, na vama je “samo” da pratite i budete disciplinovani :).

U svetu koji navigira da ima što manje sastanaka, ohrabrujem vas da ova četiri nikako ne preskačete. 

Do sledećeg teksta. 

Produktivni pozdrav 🖖

Tekst za Ideal Računovodstvo originalno pisao Nemanja Čedomirović Founder @ Growit

• https://produktivnost.rs/
• https://growitagile.com/
• nemanja@growit.tech
• https://www.linkedin.com/in/nemanjacedomirovic/