Kako odabrati najbolju knjigovodstvenu agenciju za vaš biznis?

Odabir najbojle knjigovodstvene agencije zvuči kao bajkovita priča o nekom „jednorogu“, ali u praksi ovo je suštinski važna odluka za poslovanje jednog biznisa, jer kvalitetno vođenje poslovnih knjiga može uveliko uticati na uspeh firme i obratno.

Koji su kriterijumi za odabir „najbolje knjigovodstvene agencije“?

Iz iskustva, uvideli smo da se kriterijumi odabira najbolje moguće knjigovodstvene agencije za određeni biznis razlikuje od toga da li je sam biznis u formi preduzetnika ili DOO pravnog lica kao i u tome da li se vrši inicijalni odabir knjigovodstvene agencije ili je promena u pitanju.

Zašto je ovo veoma važna razlika?

Odgovor se u krije u tome što prva grupa biznisa najčešće vrši odabir agencije za knjigovodstvo po osnovu „osećaja“ ili se oslanja na preporuku (što je validan izvor, ali ne bi trebalo biti i presudan faktor) dok druga grupa preduzetnika koja je već imala iskustvo sa agencijom za knjigovodstvo (negativnih uglavnom) svoja iskustva u procesu narednog odabira mogu uključiti u faktor odlučivanja-

Kako bismo pomogli svim budućim i sadašnjim preduzetnicima (bez obzira da li imaju preduzetnika knjigaša ili DOO firmu) napravili smo tabelu kojom se prikazuju razlike kriterijuma prvog i drugog odabira, a kao bonus navešćemo i nekoliko koraka i saveta koji mogu pomoći u odabiru prave agencije za računovodstvo/knjigovodstvo:

 

Kriterijumi kod prvog odabira knjigovodstvene agencije	Kriterijumi kod drugog odabira knjigovodstvene agencije
Lokacija	Komunikacija
Cena	Iskustvo u industriji (ekspertiza)
Iskustvo u industriji (ekspertiza)	Softver
Softver	Cena
Komunikacija	Lokacija

 

Istraži tržište knjigovodstvenih agencija kako biste procenili koja je najbolja za vaš biznis model

Kako biste našli najbolju knjigovodstvenu agenciju za vaši biznis, prvo počnite sa Google pretragom knjigovodstvenih agencija u tvojoj oblasti – npr. možete Google-ati “knjigovodstvena agencija za IT” i pogledajte prvih nekoliko rezultata pretrage (savetujemo ne više od 5 jer neće imati efekta u samom procesu).

Nakon toga pregledaj web stranice svih agencija za knjigovodstvo do kojih ste došli pretragom, pročitaj recenzije i zatraži preporuke od prijatelja, kolega ili drugih preduzetnika ukoliko imate šanse.

Proveri iskustvo i stručnost agencije za knjigovodstvo koja vam je u užem izboru

Generalno, knjigovodstvena pravila su ista za sve oblike firmi, ali kada je neka specifična situacija onda je od izuzetne važnosti da sama agencija za knjigovodstvo ima iskustvo u radu s preduzećima slično vašem.

Iz tog razloga je jako pametno proveriti koliko dugo agencija posluju, ali i s kojim industrijama imaju najviše iskustva kao i to da li imaju specifična znanja koja su relevantna za tvoje poslovanje.

Sertifikati i licenciranje knjigovođa unutar agencije

Od 2023. godine i u Srbiji važi kao i u mnogim drugim zemljama da se uslugama knjigovodstva mogu baviti samo firme sertifikovane kao akreditovani pružaoci knjigovodstvenih usluga.

Zato, uverite se da je agencija registrovana u agenciji za privredne registrei da poseduju potrebne sertifikate.

Proverite koje nivoi knjigovodstvenih usluga su u ponudi

Neretko firme koje tek počinju sa radom ne znaju tačno ni šta da očekuju od partnera za knjigovodstvo, ali iskusniji preduzetnici znaju da pored “osnovne knjigovodstvene usluge” koja obuhvata knjiženje poslovnih promena, neke agencije nude i napredne knjigovodstvene usluge u vidu poreskog savetovanja ili finansijskog konsaltinga.

Zato, proverite koje sve usluge agencija nudi kako biste znali da li će vam u saradnji biti “dovoljno udobno”.

Tehnološka pismenost

Savremene knjigovodstvene agencije koriste softvere i digitalne alate koji mogu olakšati komunikaciju i razmenu podataka kao što su Slack za komunikaciju, Trello za vođenje zadataka ili recimo Dropbox i Google Drive za razmenu dokumeanta.

Ukoliko je i vasa kompanija savremena i prati proces digitalizacije, proveri da li agencija koju razmatrate koristi kompatabilne tehnologije i da li ima razvijene procese koji to mogu pratiti.

Način komunikacije i podrška u odlučivanju

Iako na prvi pogled mnogima ne deluje kao značajan faktor (jer se podrazumeva), iz našeg iskustva velika većina kompanija promeni agenciju za knjigovodstvo upravo iz tog razloga – neadekvatne komunikacije i izostanka razumevanja biznisa.

Kako agencija komunicira s klijentima? Da li brzo odgovaraju na upite? Pružaju li podršku u kriznim situacijama? Kako pristupaju rešavanju problema?

Samo su neka od pitanja koja možete postaviti na razgovoru sa potencijalnim partnerima.

Lokacija knjigovodstvene agencije i da li je ona zaista bitna?

Iako je mnoge usluge moguće obavljati online, lokacija može biti važna ako je potrebno da se lično sastaješ s knjigovođom ili donosiš dokumentaciju. Danas, lokacija je sve manje bitna usled značajnog porasta popularnosti platformi kao što su Zoom, Google Meet ili Teams, te je ovaj kriterijum postao jedan od manje važnih savremenim firmama koje traže takva agencije za knjigovodstvo.

Transparentnost u cenama osnovnih i dodanih usluga

Na kraju, zatražite ponudu i uporedi cene. Uveri se da su troškovi jasni i transparentni, bez skrivenih naknada. Pitajte o modelima naplate (mesečna naknada, po satu, po usluzi) i precizirajte model naplate dodatnih usluga koje smatrate da će vam biti potrebne u budućnosti.

Odabir knjigovodstvene agencije uvek počinje sastankom

Prvi korak koji preporučujemo, a i sami implementiramo je uvek – otvoreni razgovor na sastanku.

Dogovorite inicijalni online ili uživo sastanak s potencijalnim agencijama i prođite kroz navedene kriterijume.

Postavite pitanja, procenite da li su profesionalni i kako se uklapaju s vašim potrebama i poslovnim ciljevima.

Pažljiv odabir knjigovodstvene agencije može doprineti stabilnosti i uspehu tvog poslovanja, stoga ne žurite da napravite izbor koji najbolje odgovara vašim dugoročnim potrebama.

Da li zaista postoji nešto tako što možemo nazvati najboljom knjigovodstvenom agencijom?

Ili najboljom advokatskom kancelarijom?

Ili najboljim vulkanizerom?

Ili najboljim….vidite poentu?:)

Prilikom razgovora koje smo vodili sa vlasnicima kompanija, ispostavlja se da je odabir prilikom sklapanja saradnje sa knjigovodstvenom agencijom takav da neretko ima ozbiljnih nedostataka, na primer firma je usled neadekvatnog odabira agencija postajal usporena ili čak blokirana operativno, informacije je nemoguće dobiti, komunikacija je otežana…

Zašto je to tako?

Da li je u pitanju loš kvalitet knjigovodstvene usluge ili je možda krivica na lošoj organizaciji i prevelikim očekivanjima s jedne strane?

Da li je napravljen loš izbor ili je možda ovakva situacija prosto neminovan korak u razvoju firme, nešto što se mora iskustveno proći kako bi se dalje nastavilo ispravnim putem?

Tačne odgovore je veoma teško dati je svaka situacija je priča za sebe, ipak, evo nekoliko saveta koje treba imati na umu pre nego što se upustite u saradnju sa knjigovodstvenom agencijom.

Nova knjigovodstvena agencija – stari problemi i kako ne doći u tu situaciju?

Jedna od osnovnih stvar na koju treba obratiti pažnju prilikom odabira knjigovodstvene agencije je I to da bez obzira na trenutnu situaciju u kojoj se nalazite – dobro sagledate razloge zbog kojih menjate postojeću knjigovodstvenu agenciju.

Napravite listu problema sa kojima se danas suočavate i sa tom listom krenite u potragu za knjigovodstvenom agencijom koja iste može rešiti na način na koji je optimalan sa procesima koji mogu pratiti rešavanje problema zbog kojih menjate trenutno knjigovodstvo.

Novo knjigovodstvo, novi procesi

Prethodno deo smo vam spomenuli kako ne biste bili uveravani u to da će prelaz sa stare na novu knjigovodstvenu agenciju biti “sasvim brz i jednostavan” – to se može desiti samo ako ste veoma mala, jednostavna, veoma dobro organizovana firma, pri čemu je softver koji je stara agencija koristila isti kao I onaj koji će koristiti nova agencija.

Pored navedenog spiska problema koji želite da rešite, bitno je znati da će svi zaposleni (odnosno oni koji su u komunikaciji sa knjigovodstvo) morati da se prilagode na novi princip rada – iako je tip usluge koji dobijate isti, procesi se razlikuju od agencije do agencije –  treba se uklopiti u sasvim novu filozofiju, a možete biti sigurni da će se u međuvremenu pojaviti I neki problemi koje niste očekivali, a koji nastaji iz proste činjenice da je u pitanju promena, koja nikad nije poželjan događaj u ustaljenoj svakodnevici jedne firme.

Sledeća bitna stvar koja znatno utiče na kvalitet saradnje koji ćete uspostaviti sa novom knjigovodstvenom agencijom je I to da ćete biti u situaciji da neke procese menjate ili kreirate nove.

Znate kako kaže poslovica, ako radite iste stvari na isti način, a očekujete drugačije rezultate onda ste…u najmanju ruku osoba koja se samozavarava 😊

Za mnoge će promena u procesima predstavljati šok jer kao što možete u jednom od novijih brojeva stručnog časopisa za knjigovodstvo pročitati sledeći savet kupcima softvera: “svaki softver može da se menja i prilagođava klijentima, računovodstveni softver treba da se prilagođava preduzeću i računovođama, a ne obrnuto”, što u prevodu znači da kod dobre praske u računovodstvu, biznis se treba modifikovati.

Ako je vaša firma jedna od retkih koja je izuzetno dobro procesno organizovana – a to znači da sve procese imate napisane i implementirane –  može se desiti da promena knjigovodstva prođe sasvim glatko.

Ali, želeli mi da priznamo to ili ne – većina naših firmi je prilično loše organizovana, što nezadrživo isplivava na površinu prilikom bilo kakvog pokušaja uvođenja novih ili promena starih procesa.

Neadekvatno definisana očekivanja od novog knjigovodstva

Menadžment firmi neretko prilikom promene knjigovodstva, kao posledicu preskakanja koraka 1 i popisivanja problema – ima i određena očekivanja od novog knjigovodstva koja u praksi često prevazilaze realno stanje na terenu.

Ukoliko nemate listu očekivanja jasno definisanu, veoma lako možete “zgaziti” na teren neadekvatno definisanih očekivanaja u kojima vi možda očekujete I posresko I pravno savetovanje od knjigovodstvene agencije, dok agencija to možda ne zna ili ne pruža kao uslugu.

Velika ili mala agencija?

U praksi se neretko dešava da se odluka o angažovanju knjigovodstvene agencije jednim delom bazira i na samoj veličini agencije.

I ovaj kriterijum zna biti od važnosti, ukoliko je set usluga koji očekujete specifičan I zahteva mnogobrojnu ljudskost, ali u bilo kom drugom slučaju, postavlja se pitanje da li je veličina agencije zaista presudan?

Da li je bitnije da li agencija ima 5 ili 20 ljudi ili da zna vašu industriju?

Podrška od strane agencije za knjigovodstvo

I upravo prethodna rečenica je nešto na čemu bismo se zadržali.

Ukoliko agencije koje razmatrate nisu “one man band show” odnosno broje više od dvoje, onda je jedno od ključnih pitanja koja možete postaviti prilikom promene knjigovodstva poznavanje vaše industrije i način podrške koji mogu pružiti vašem biznisu.

Na primer, neke od agencija su se specijalizirale za proizvodne firme, neke za IT firme, a neke za ugostitelje I samim tim njihovo poznavanje materije je daleko dublje od onih koji rade “sve”.

Samim tim, način tj. kvalitet podrške koji vam mogu pružiti je proporcijalno srazmeran iskustvu koji imaju u vašoj industriji.

Domaća ili strana agencija?

Velike strane kuće su već godinama, a neke i decenijama prisutne u Srbiji. Generalno, sa dolaskom stranih kompanija koje svoja matična predstavništva imaju negde po Evropi ili svetu, došle su i velike konsultantske kuće koje pored primarnih biznisa, a to su konsaltning i revizija, pružaju i uslugu knjigovodstva.

I kod njih važi pravilo kao i kod pitanja da li odabrati veliku ili malu knjigovodstvenu agenciju – šta je to što tražite?

Ukoliko vam je iz nekog razloga bitno da iza vas stoji veliko svetsko ime ili pak imate potrebu za međunarnodnim finansijskim konsaltingom, onda svakako nije loša opcija sagledati I ponude koje velike kuće omogućavaju.

Dok u svakom drugom slučaju…pa, procenite sami šta je to što dobijate za vrednost novca koji dajete I da li to odgovara nivou usluge koji je vama potreban.

Cena knjigovodstvenih usluga i njen uticaj na odlučivanje

Najbolja cena za koju mi znamo je – fer cena.

I do nje se dolazi na sledeći način:

• Obostranim razumevanjem obima saradnje
• Poznavanjem industrije i svega što ona nosi
• Preciznim dogovaranjem zadataka i raspodele aktivnosti

Kako bi se došlo do fer cene, sama agencija bi trebala da pristupi klijentu personalizovano kako bi razumela suštinu i obim saradnje i nakon toga bi trebala da istupi sa pojedinačnom cenom koja bi bila “skrojena po meri” vašeg biznisa.

U praksi, neretko postoji želja za standardizacijom paketa cenovnika i moramo priznati da bismo i mi rado to primenili u punoj meri, no ovaj put često zna dovesti do nesporazuma u saradnji i propuštanju određenog dela procesa koji je trebao biti obuhvaćen cenom knjigovodstvenih usluga.

Da li lokacija utiče na cenu knjigovodstvenih usluga?

Najprecizniji odgovor je: i da i ne.

Znamo, znamo, pomislićete, pa kakav je to odgovor?

U suštini jako prost.

Na cenu knjigovodstvenih usluga ne utiče mikro lokacije, ondnosno ne utiče na to da li birate agenciju iz isto grada, ali…

Znatno može uticati ukoliko razmatrate knjigovodstvene agencije iz različitih gradova.

Na primer cena knjigovodstvenih usluga u Beogradu i cena knjigovodstvenih usluga u Novom Sadu ili Nišu neće biti ni približno iste – prevashodno zbog prosečnih plata, pa svega ostalog.

Koje sve usluge knjigovodstvena agencija pruža?

Kada pričamo o obimu knjigovodstvene usluge koju klijent može dobiti od agencije za knjigovodstvo, njih možemo podeliti u 2 kategorije:

1. Osnovne knjigovodstvene usluge
2. Dodatne usluge

Detaljnije ćemo o razlikama između ova dva tipa usluge u jednom od narednih tekstova, ali suština je da raspoznajemo šta ulazi u osnovne knjigovodstvene usluge:

• Priprema osnovnih knjigovodstvenih evidencija
• vođenje poslovnih knjiga u skladu sa odredbama Zakona o računovodstvu i reviziji
• evidencija svih finansijskih transakcija i obračuna,
• Prikupljanje i knjiženje celokupne poslovne dokumentacije na mesečnom nivou i kontrola ispravnosti dokumentacije,
• Obrada knjigovodstvene dokumentacije i priprema finansijskih izveštaja potrebnih za izveštajni paket,
• Knjiženje dnevnih transakcija u skladu sa računovodstvenim principima i propisima Zakona o deviznom poslovanju, Međunarodnih računovodstvenih i finansijskoh standarda i u skladu sa MRS/MSFI,
• Vođenje registra osnovnih sredstava, evidencija robnog i finansijskog knjigovodstva i mesečno usaglašavanje glavne knjige sa registrom,
• Provera usklađenosti dokumentacije i knjiženje transakcija u skladu sa domaćim računovodstvenim standardima i propisima,
• Ažuriranje i vođenje kadrovske evidencije, obračun zarada, naknade zarada i podnošenje poreskih prijava za redovne poreze i doprinose zaposlenih.

I to je nešto što je osnov saradnje sa knjigovodstvenim agencijama koji možete očekivati, a koji neretko u praksi zna biti “skučeni obim saradnje” koji firmama sa tendencijom raste ne donose sve neophodne procese.

Koji tipovi naplate knjigovodstvenih usluga postoje?

U praksi se mogu videti mnogobrojni načini naplate knjigovodstvenih usluga, a suština je da se svi mogu podvesti pod sledeće modele:

1. Flat fee model – ovo je model poznatiji kao paušal. U ovom modelu agencija pruža sve vrste usluga za određeni mesečni paušal, bez toga da se meri bilo koja dodatna aktivnost sa strane agencije. U teoriji odlična situacija (pogotovu za klijenta 😊), ali dugoročno teško održiva opcija za obe strane jer u praksi ovo može značiti da neki klijenti preplaćuju, a neke podplaćuju saradnju.
2. Paušal + dodatna naplata po zahtevu/intervenciji – poprilično jasan model
3. Skalabilni paušal – ovo je opcija u kojoj agencija pruža određeni set usluga kao mesečni paušal, do određene granice kada se isti menja i samim tim prati način saradnje između agencije i klijenta.

Reći koji je od navedenih modela najbolji je teško, na vama je da u razgovoru sa novom agencijom za knjigovodstvo uvidite koji je model najbolji za dinamiku vašeg biznisa I njegovih promena.

Koji računovodstveni program koristi agencija koju razmatrate

Od izuzetne važnosti za sam kvalitet saradnje koju ćete imati sa budućom agencijom za knjigovodstvo  je i to da li ste informatički kompatabilni.

U prevodu – da li vi i agencija sa kojom sarađujete imate poslovne softvere sa kojima je moguće napraviti integracije ili su u idealnom slučaju proizvedeni od strane istog proizvođača.

U praksi, a pogotovu danas kada je digitalizacija nov način poslovanja, idealna situacija u kojoj se možete pronaći je ta da I vi i vaša nova agencija koristite isto softversko rešenje koje vam omogućava da podatke obostrano vidite I obrađujete u realnom vremenu čime štedite vreme i resurse značajno, a podižete kvalitet višestruko.

Da li angažovati konsultanta prilikom promene knjigovodstvene agencije?

Većina firmi koja se po prvi put nalazi u situaciji odabira knjigovodstvene agencije, nema prevelika predznanja o tome na šta je potrebno obratiti pažnju prilikom odabira knjigovodstvene agencije, što je sasvim prirodno jer je u pitanju specifično znanje i naročito iskustvo koje je kod nas veoma retko.

Zato je nekad i najboja ideja angažovati stručnog konsultanta koji vam može pomoći da odaberete pravu agenciju za knjigovodstvo za vaš biznsi.

Kako su kod nas (kvalitetni) konsultanti još uvek retke zverke, a većina firmi na pomen ove reči automatski dobija sliku koja se otprilike može opisati sa “prevarant koji će beskorisni elaborata i uzeti velike pare”, često se u praksi ovaj tip saradnje može pokazati daleko isplativiji nego da u sam proces ulazite samostalno.

Da li se upustiti u promenu knjigovodstva ili probati promeniti način rada sa starom agencijom?

Na kraju, pitanje se svodi na to da li ostati kod starog knjigovodstva i pomiriti se sa njihovim manama ili se upustiti u neizvesne vode saradnjom sa novom agencijom?

Na žalost, ne postoje konačni odgovori na ovakva pitanja.

Odluku na kraju donosite sami, a mi vam savetujemo da uvek pokušate da sa postojećom agencijom nađete rešenje i rešite probleme koje smatrate da imate – ukoliko je to moguće i ukoliko ima obostrane volje i želje za tim.

Imajte u vidu da je promena knjigovodstva svakako strateška i veoma važna odluka – jer agenciju menjate na duži vremenski period i sama zamena knjigovodstva je uvek nezgodna za firmu.

Kvalitetan knjigovodstveni servis vam može doneti mnogo koristi, a loš još više štete. Zato je najvažnije što realnije proceniti šta dobijate a šta gubite uvođenjem novog partnera za knjigovodstvo.

Zaključak za sve koji su trenutno u fazi razmatranja saradnje sa novom knjigovodstvenom agencijom

Ukoliko ste trenutno u fazi portage ili pregovora sa novom knjigovodstvenom agencijom sa kojom planirate saradnju, za vas smo sumirali par stavki koje trebate preći, pre nego što donesete finalnu odluku:

1. Koje probleme želite da rešite sa novom knjigovodstvenom agencijom?
2. Da li imate popisana očekivanja od novog knjigovodstva?
3. Da li imate usklađene ili slične procese?
4. Da li imate kompatabilne softvere?
5. Da li možete doći do fer održive cene?

I na kraju – a zasigurno ne najmanje bitno – budite sigurni da ste na “istim talasnim dužinama” sa novom agencijom jer ne zaboravite, i sa vaše i sa ove naše knjigovodstvene strane, ipak rade samo ljudi i samim tim ako želimo da saradanja sa obe strane bude dugoročno dobra trebamo biti iskreni jedni prema drugima i uvideti da li odgovaramo po našin korporativnim kulturama i načelima jedni drugima.

Da, ako je ovo zazvučalo kao “prosidba”, verujte da jeste, jer tip saradnje u koji uplovljavate je nereteko sličan kao bračne vode, samo što će knjigovođa uvek znati sve o vama , zato pažljivo birajte I budite birani😉